督促状の書き方と文例｜内容証明で送る方法と効果

支払いが遅れた相手に、どう「督促」するか

請求書の支払期日を過ぎても入金がない。電話をかけても担当者が不在で、折り返しの連絡もない。こうしたとき、最初に送るのが督促状です。

督促状は、支払期日を過ぎた相手に、支払いを促すための書面です。支払いを忘れていただけの相手なら、督促状が届いたことで気づいて、すぐに振り込んでくれます。一方で、何度督促状を送っても反応がない相手には、内容証明郵便で正式に請求し、次の法的な手続きに備える必要があります。

督促状は、書き方しだいで効果が大きく変わります。同じ内容でも、言葉の選び方一つで相手の受け止め方は変わるものです。丁寧すぎれば後回しにされ、強すぎれば相手との関係がこじれたり、脅迫と受け取られたりするおそれもあります。何回目の督促か、相手がどんな状況にあるかによって、書き方を変えていくことが大切です。

この記事では、債権回収の依頼を受けている弁護士の立場から、督促状の役割、段階ごとの書き方と文例、内容証明郵便で送る方法と効果、送るときに避けたい表現までを、具体的に説明していきます。

督促は、債権回収のすべての出発点です。多くの未払いは、この段階で解決します。反対に、この段階で対応を誤ると、相手との関係がこじれたり、回収の機会を逃したりして、その後の手続きにも響きます。最初の一通を丁寧に作ることが、回収への近道です。

督促状とは｜請求書・催告書との違い

支払いを求める書面には、いくつかの呼び方があります。名前が違っても、支払いを求めるという目的は同じですが、送る時期と役割が少しずつ違います。法律で厳密に区別されているわけではありませんが、実務では次のように使い分けられています。

督促状は、あくまで債権者が自分で作って送る私的な書面です。法的な強制力はなく、相手が無視しても直ちに何かが起きるわけではありません。ただし、支払いを求めた記録として残り、後の交渉や裁判で役に立ちます。

書面のタイトルを「督促状」から「催告書」「最終通告書」と変えていくことにも、意味があります。受け取った相手は、タイトルが強くなるにつれて、事態が進んでいることを感じ取ります。とはいえ、タイトルだけを強くしても、中身が伴わなければ効果は薄いので、期限と、その後の対応を具体的に書くことが大切です。

裁判所の「支払督促」とは別のもの

名前が似ている「支払督促」は、裁判所の書記官が相手に支払いを命じる、法的な手続きです。相手が異議を出さなければ、相手の財産を差し押さえることができます。債権者が自分で送る督促状とは、効力がまったく違います。督促状で支払いがない場合の次の手段として、支払督促を使うことはよくあります。

督促の前に自社の側を確かめる

督促状を送る前に、自社の側に原因がないかを確かめておきましょう。請求書が相手に届いていなかった、金額や振込先を誤って書いていた、相手の締め日を過ぎてから請求書を出していた、といった理由で支払いが遅れていることも少なくありません。自社の誤りに気づかないまま強い督促をすると、相手との関係を損ねてしまいます。請求書の控えと送付の記録、相手との支払条件を、まず確かめてください。

督促は段階を踏んで強めていく

督促は、いきなり強い書面を送るより、段階を踏んで強めていくのが基本です。相手の反応を見ながら、一歩ずつ進めていきます。相手の多くは、支払いを忘れていたり、社内の処理が遅れていたりするだけだからです。

段階を進めるときは、前の段階で相手がどう反応したかを見きわめます。反応の中身が、次の一手を決めます。「来週払う」という返事があったのに払われなかった場合は、その約束を書面に引用して、次の督促状で期限を示します。相手が一切反応しない場合は、早めに内容証明郵便の段階に進みます。

督促の段階を進めるかどうかは、担当者一人で判断せず、上長や経理の責任者と相談して決めるのがよいでしょう。督促の基準を社内で決めておけば、担当者によって対応がばらつかず、取引先ごとの公平も保てます。

電話で督促するときのコツ

1回目の督促は、電話で行うことも多いでしょう。電話では、相手を責める口調を避け、事実の確認から入ります。「○月末の期日のご入金が確認できていないのですが、ご処理の状況はいかがでしょうか」と尋ね、支払いの予定日を具体的に聞き出します。相手が予定日を答えたら、その日付を復唱し、通話の後にメールで「本日お電話で○月○日にお支払いいただけると伺いました」と送っておくと、約束が記録に残ります。

送り方ごとの特徴

相手の反応ごとの対応

相手の状況で段階を飛ばすこともある

相手の経営が危うい兆しがある場合は、段階を踏んでいる余裕はありません。ほかの債権者も回収に動いている可能性が高く、先に動いた債権者から回収していくからです。支払いの遅れが初めてでも、相手の担当者と連絡がとれない、事務所の様子が変わったといった兆しがあれば、最初から内容証明郵便を送り、並行して仮差押えなどを検討します。

督促状の書き方と文例

督促状には、次の事項を漏れなく書きます。どれか一つでも欠けると、相手が確認に手間取り、支払いが遅れる原因になります。

• 宛先（相手の会社名と代表者名、または担当部署）
• 差出人（自社の会社名、担当者名、連絡先）
• 作成日
• 対象の取引（請求書の番号、日付、取引の内容）
• 未払いの金額と、もともとの支払期日
• 新しい支払期限と、振込先の口座
• 行き違いの場合の断り書き（1回目）、または法的な手続きの予告（最終）

宛名は、取引の相手である会社名と代表者名にするのが基本です。実際のやり取りは担当者と行っていても、支払いを決めるのは会社であり、代表者宛ての書面は社内で重く受け止められます。差出人には、会社名に加えて担当者の名前と直通の連絡先を書き、相手が問い合わせやすくしておきましょう。

督促状に書かないほうがよいこと

督促状には、相手の経営状態への憶測や、ほかの取引先の噂など、請求と関係のないことは書かないようにします。相手の感情を逆なでするだけで、支払いを促す効果はありません。また、請求額に根拠のない上乗せをしたり、実際には予定していない法的手続きをちらつかせたりすることも避けてください。書面に書いたことは、後で証拠として読み返されることを意識しておきましょう。

1回目の督促状の文例

1回目の督促状は、相手が単に支払いを忘れているだけかもしれない、という前提で書きます。支払いの遅れを責める言葉は入れず、確認のお願いという形にとどめることで、相手も気持ちよく対応できます。2回目以降は、前回の督促状の日付と、相手の反応を書き添えて、事実を積み重ねていきます。

最終催告書の文例

最終催告書では、遅延損害金もあわせて請求しておきます。支払期日を過ぎた日から、契約で定めた率か、定めがなければ法定利率の年3%で計算します。実際に全額を請求するかは交渉しだいですが、請求できるものは示しておくことが、交渉の材料になります。

最終催告書の期限は、相手が現実に準備できる範囲で設定します。本書が届いてから7日から14日程度が一般的です。短すぎる期限は、相手に支払う機会を与えなかったと受け取られることがあり、長すぎる期限は、回収の遅れにつながります。

内容証明郵便で送る意味と効果

最終催告の段階では、督促状を内容証明郵便で送ることがよくあります。内容証明郵便は、債権回収の場面で最もよく使われる郵便の形です。内容証明郵便は、いつ、誰が、誰に、どんな内容の文書を送ったかを、郵便局が証明してくれるサービスです。配達証明をつければ、相手に届いた日付も証明できます。

支払期日を過ぎてから時間がたっている債権は、内容証明郵便を送る前に、時効の完成日を確かめておきます。たとえば、支払期日が2021年10月末の売掛金なら、2026年10月末に時効を迎えます。その直前に内容証明郵便が届けば、完成は2027年4月末ごろまで猶予されますが、その間に支払督促や訴訟を起こさなければ、時効が完成してしまいます。

もっとも、内容証明郵便は、相手に支払いを強制するものではありません。内容証明郵便を送っても相手が応じなければ、それ以上のことは起きないのです。内容証明郵便は、次の手続きに進むための準備であり、相手へのはっきりした意思表示だと考えてください。期限を過ぎても支払いがなければ、予告したとおり次の手続きに進むことで、はじめて書面の重みが生まれます。

時効を止める効果には限りがある

内容証明郵便による催告で時効の完成を遅らせられるのは、6か月だけです。しかも、猶予されている間にもう一度催告しても、さらに延びることはありません。6か月のうちに、支払督促や訴訟などの手続きをとるか、相手に債務を認めてもらう必要があります。

契約の解除も内容証明郵便で

継続的な取引の相手が支払いを怠っている場合、最終催告書で、期限までに支払いがなければ取引基本契約を解除すると通知することもあります。期限を定めて催告し、それでも支払いがなければ、契約を解除できるのが原則です。解除の通知は、後で「聞いていない」と言われないよう、内容証明郵便で送っておくのが確実です。

内容証明郵便の形式

内容証明郵便は、決められた形式で作る必要があります。紙で出す場合は、縦書きなら1行20字以内・1枚26行以内、横書きなら1行20字以内・1枚26行以内などの上限があり、同じ文書を3通用意して、差出人、郵便局、受取人がそれぞれ1通ずつ保管します。郵便局の窓口で出すほか、インターネットで作成から発送までできる電子内容証明のサービスもあり、24時間受け付けているので便利です。料金は、基本の郵便料金に、書留と内容証明の料金、配達証明の料金が加わります。

内容証明郵便の文面の作り方

内容証明郵便の文面は、最終催告書の文例をもとに、字数と行数の制限に合わせて整えます。「記」として取引の内容を列挙する形にすると、制限の中でも情報を整理して書けます。差出人と受取人の住所と名前は、封筒に書くものと一致させる必要があります。ひな形は郵便局や弁護士会のウェブサイトなどでも紹介されていますが、請求の内容に合わせて書き換えることが欠かせません。

送るときに避けたい表現と注意点

支払いを求めるのは正当な権利ですが、書き方を誤ると、かえって自分が責任を問われることがあります。感情的になっているときほど、送る前に一度読み返してください。

脅しと受け取られる表現は避ける

「払わなければ会社に乗り込む」「取引先に言いふらす」「家族にも知らせる」といった表現は、脅迫や恐喝と受け取られるおそれがあります。正当な請求であっても、相手を不安にさせて支払わせようとする書き方は許されません。督促状に書いてよいのは、事実と請求の内容、そして法的な手続きをとる予定があるということまでです。

督促の方法そのものにも気をつける

書面の内容だけでなく、督促のやり方にも注意が必要です。深夜や早朝に何度も電話をかける、相手の職場に押しかけて大声で請求する、といった行為は、正当な請求の範囲を超えるとして、損害賠償を求められたり、業務を妨害したとされたりするおそれがあります。お金を貸すことを業としている業者であれば、法律で取り立ての方法が細かく制限されています。一般の会社や個人であっても、節度ある督促を心がけてください。

第三者に知られる方法で送らない

はがきやファクスで督促するのは避けてください。督促の内容が相手の社員や家族など、第三者の目に触れると、名誉を傷つけたとして責任を問われることがあります。個人の顧客に送る場合は、とくに注意が必要です。封書で、宛名の本人だけが読めるように送りましょう。

督促のタイミングを逃さない

督促は、支払期日を過ぎたらできるだけ早く始めるのが鉄則です。期日から1か月、2か月と時間がたつほど、相手は「この程度の遅れなら許される」と受け止め、支払いの優先順位を下げていきます。相手の経営が悪化していれば、その間にほかの債権者に先を越されることもあります。期日の翌営業日には入金を確かめ、遅れていればすぐに連絡する仕組みを作っておきましょう。

相手が受け取らなかった場合

内容証明郵便は、相手が受け取りを拒否したり、不在で保管期間が過ぎたりすると、差出人に戻ってきます。受け取りを拒否された場合は、相手が内容を知ることができた以上、届いたものとして扱われるのが通常です。不在で戻ってきた場合は、同じ文書を普通郵便や、配達の記録が残る郵便でも送っておくと、後で「届いていない」と言われるのを防ぎやすくなります。

支払いが止まったら出荷も止める

継続的に取引をしている相手なら、督促と並行して、新たな納品を止めることも考えます。代金が払われないまま納品を続ければ、未回収の額が増えるばかりです。取引基本契約に、支払いが遅れたときは出荷を止められるという定めがあれば、それを根拠に「お支払いが確認できるまで出荷を見合わせます」と通知します。定めがなくても、代金を払わない相手に新たな納品をする義務はないのが通常です。

督促の記録を残しておく

督促状の控え、電話でのやり取りのメモ、相手からの返事は、日付順に一つのファイルにまとめて保管しておきます。後で支払督促や訴訟に進んだとき、どのように請求し、相手がどう答えてきたかが、そのまま証拠になります。とくに、相手が支払いを約束したり、支払いの猶予を求めたりしたやり取りは、債務を認めた証拠として重要です。

弁護士名で送る督促状

自社名の督促状や内容証明郵便に反応がない相手でも、あきらめるのはまだ早いといえます。弁護士名の内容証明郵便が届くと、態度が変わることがよくあります。弁護士が代理人になったことで、相手は訴訟や差押えが現実に迫っていると受け止めるからです。

弁護士名の書面には、通常、次のような内容が書かれます。

1. 弁護士が債権者の代理人になったこと。
2. 請求の根拠となる取引と、未払いの金額。
3. 支払いの期限と振込先（弁護士の預り金口座のことが多い）。
4. 期限までに支払いがなければ、訴訟などの法的な手続きをとる予定であること。
5. 今後の連絡は弁護士にしてほしいこと。

弁護士名の督促は、相手との取引関係に影響することもあります。今後も取引を続けたい相手なら、まずは自社名の最終催告書で様子を見て、それでも反応がなければ弁護士名に切り替える、という順序もあります。どの段階で弁護士に任せるかは、相手の状況と請求額を踏まえて判断してください。

弁護士に内容証明郵便の作成と送付だけを依頼する場合、費用は比較的抑えられます。それで支払いがあれば回収は終わり、支払いがなければ、同じ弁護士に支払督促や訴訟を任せることができます。請求額が大きい場合や、相手が争いそうな場合は、最初の書面から弁護士に任せておくと、その後の手続きへのつながりもスムーズです。

具体例で考える｜督促状から回収まで

あるウェブ制作会社は、中小の小売店からホームページの制作を請け負い、制作費80万円を請求していました。支払期日を過ぎても入金がなく、担当者が電話をかけても、店主は「バタバタしていて」と言うばかりでした。

制作会社は、まず1回目の督促状をメールと郵便で送り、2週間後を新しい期限としました。期限を過ぎても入金がなかったため、2回目の督促状では、前回の電話で店主が「月末には払う」と言っていたことを引用し、さらに1週間の期限を示しました。

それでも支払いがなかったため、制作会社は内容証明郵便で最終催告書を送りました。期限を本書到達後7日以内とし、遅延損害金も請求し、期限までに支払いがなければ支払督促を申し立てると書きました。配達証明で、店主が受け取ったことも確認しています。

最終催告書を受け取った3日後、店主から連絡があり、「一括は難しいので、4回に分けて払いたい」と申し出てきました。制作会社は分割払いを受け入れる代わりに、残高を認める一文と、2回怠ったら残額を一括で払うという条項を入れた合意書を交わし、4か月で全額を回収しました。段階を踏んで督促を強め、最後に期限を区切って法的手続きを予告したことで、相手に支払いの優先順位を上げさせた例です。

個人間の例も挙げておきます。友人に貸した30万円が返ってこなかった方が、何度か電話で催促しましたが、そのたびにはぐらかされていました。この方は、貸した日と金額、返済の約束の日、これまでの催促の経緯を書いた督促状を、内容証明郵便で送りました。

友人は、書面が届いたことで事の重さを感じたのか、すぐに連絡してきて、翌月から毎月5万円ずつ返すと約束しました。約束はメッセージで残し、6か月で全額が返ってきました。親しい間柄だからこそ口では言いにくいことも、書面にすることで、冷静に伝えられることがあります。

この例のように、内容証明郵便を送る段階では、相手が支払いに応じた場合の受け入れ方も考えておくと、交渉がスムーズに進みます。分割払いを認める場合の最低限の条件、減額に応じる場合の限度を、あらかじめ社内で決めておきましょう。

督促状を受け取った側の対応

ここまでは督促状を送る側の立場から説明してきましたが、督促状を受け取った側の対応にも触れておきます。受け取った督促状が誰から届いたものかによって、放置した場合の結果は大きく違います。

とくに、税金や社会保険料の督促状は、民間の督促状とは重みが違います。裁判所の手続きを経ずに差押えができるので、払えない場合でも放置せず、すぐに役所の窓口に相談して、分割での納付などを話し合ってください。

民間の債権者からの督促状でも、払えない事情があるなら、黙っているより連絡をして事情を伝えるほうが、分割払いなどに応じてもらいやすくなります。請求の内容に心当たりがない場合は、架空の請求である可能性もあるので、書面に書かれた連絡先には安易に連絡せず、消費生活センターや弁護士に相談してください。

送る側としても、受け取る側の事情に目を向けておくことは無駄ではありません。督促状を受け取った相手が、放置せずに連絡してきたなら、それは支払う意思のあらわれです。事情を聞き、現実に払える方法を一緒に考えることで、結果として早く確実に回収できることも多いのです。

督促状に関するよくある質問

督促状は何回送ればよいですか

決まった回数はありませんが、2〜3回送っても反応がなければ、内容証明郵便での最終催告に進むのが一般的です。何度も督促状を送り続けても、時効は止まらず、相手の財産は減っていく一方です。

督促状をメールで送っても効果はありますか

1回目や2回目の督促であれば、メールでも十分です。相手の返事が残るので、支払いの約束を記録するのにも役立ちます。ただし、時効の完成を遅らせる催告の証拠としては、届いた日と内容を証明できる内容証明郵便のほうが確実です。

督促状を送ったら、相手から減額を求められました

減額に応じるかどうかは自由です。相手が商品やサービスに不満を述べている場合は、その主張に理があるかを確かめます。理がなければ、根拠を示して全額を求めます。減額に応じる場合も、残りを確実に払ってもらえるよう、合意書を交わしてください。

督促にかかった費用を相手に請求できますか

督促状の郵送料や、督促の手間に対する手数料を相手に請求するには、契約でその旨を定めておく必要があるのが原則です。定めがなければ、請求できるのは元本と遅延損害金が中心になります。取引基本契約を作る際に、回収にかかった費用の負担について定めておくとよいでしょう。

督促状を受け取った側は、どうすればよいですか

支払うべきものであれば、期限までに支払うか、払えない場合は放置せずに債権者に連絡して、支払い方法を相談することが大切です。放置すると、支払督促や訴訟を起こされ、最終的に預金や給料を差し押さえられることもあります。請求に心当たりがない場合や、金額に納得できない場合は、根拠を尋ね、必要なら弁護士に相談してください。

督促状の保管期間はどのくらいですか

回収が終わるまでは、すべての督促の記録を保管してください。回収が終わった後も、相手との間で争いが蒸し返されることに備えて、少なくとも時効の期間（原則5年）は保管しておくと安心です。