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秘密保持契約書とはどのような契約か
取引の話を進めるにあたって、相手から秘密保持契約書を交わしたいと言われた。あるいは、自社の大切な情報を相手に渡すことになり、その扱いが心配になった。そんなとき、秘密保持契約書とは何なのか、どう作ればよいのかが分からず、戸惑う方もいるのではないでしょうか。まずは、この契約がどのようなものかを、整理しておきましょう。
秘密保持契約書とは、取引などを通じて相手に渡す情報について、それを秘密として守り、外部に漏らしたり、目的外に使ったりしないことを、当事者間で約束する契約です。頭文字をとってNDAと呼ばれることもあります。会社にとって大切な情報を、相手に渡さざるをえない場面で、その情報を守るための、いわば約束のかたちなのです。
近年は、企業どうしの連携や、外部への業務の委託などが増え、自社の情報を社外の相手に渡す場面も多くなっています。それにともなって、秘密保持契約書を交わす機会も、以前より増えてきました。取引を進めるうえで、避けて通れない契約の一つになっているといってよいでしょう。だからこそ、その中身を正しく理解しておくことが大切なのです。
会社には、外部に知られたくない情報が数多くあります。技術に関する情報、取引先や顧客に関する情報、これから展開しようとする計画。こうした情報が漏れれば、会社は大きな損害を被りかねません。しかし、取引を進めるためには、そうした情報を相手に渡さなければならないこともあります。その板挟みを解くのが、秘密保持契約書なのです。
情報を渡さなければ取引は進まない、しかし渡せば漏れるのが怖い。この二つの間で、多くの会社が悩みます。秘密保持契約書は、この悩みに対する一つの答えです。情報を守る約束を取り付けたうえで渡すことで、取引を前に進めつつ、情報を守る道を開く。だからこそ、多くの取引の場面で、この契約が用いられているのです。
逆に言えば、大切な情報を相手に渡すのに、この契約を交わさないというのは、無防備に等しい状態です。相手を信頼しているから大丈夫、という思いだけで情報を渡してしまえば、万一のときに、頼るべき根拠がありません。信頼と、契約による備えとは、別のものです。信頼できる相手だからこそ、きちんと約束を交わしておく。それが、大人の取引というものなのです。
この契約を交わしておかないと、相手に渡した情報が、どう扱われても文句を言えない、という事態になりかねません。相手が情報を漏らしても、目的外に使っても、それを止める根拠がない。そうなってから慌てても、失われた情報は戻ってきません。だからこそ、情報を渡す前に、きちんと約束を交わしておくことが大切なのです。
ここで大切なのは、情報を渡してしまってからでは遅い、という点です。いったん相手に情報が渡り、それが使われ始めてから契約を交わそうとしても、すでに手遅れになっていることがあります。約束は、情報が相手の手に渡る前に取り交わしておく。この順序を守ることが、情報を守るうえでの基本になります。
この記事では、秘密保持契約書を作る目的、盛り込むべき主な内容、作成にあたって気をつけたい点、そして日ごろの備えとして何をすべきかまでを、弁護士の視点から順を追って見ていきます。大切な情報を守りながら取引を進めるための、土台となる知識をお伝えします。
読者の方のなかには、まさに今、秘密保持契約書を交わす必要に迫られている方もいるでしょう。あるいは、これまで何となく契約書を交わしてきたが、その中身に不安がある、という方もいるかもしれません。どちらの場合でも、まずはこの契約の目的と中身を、正しく理解することが出発点になります。順を追って見ていきましょう。
なお、この記事でお伝えするのは、秘密保持契約書をめぐる基本の考え方です。実際に交わす契約の中身は、取引の内容や、扱う情報の性質、自社の立場によって変わってきます。ここで得た知識を土台にしながら、具体的な契約については、専門家の確認も得て進めていただければと思います。基本を知っておくことが、実効性のある契約を見きわめる支えになります。
秘密保持契約書を作る目的
まず押さえておきたいのが、秘密保持契約書を作る目的です。何のために交わすのかが分かっていないと、形ばかりの契約書になり、いざというときに役に立ちません。この契約が、どのような役割を果たすのかを、順に見ていきましょう。
第一の目的は、相手に渡した情報が、外部に漏れることを防ぐことです。契約によって、相手に情報を秘密として守る義務を負わせる。これによって、相手は、その情報を勝手に外部に漏らすことができなくなります。もし漏らせば、契約に違反したことになる。この歯止めをかけることが、秘密保持契約書の中心的な役割です。
この歯止めがあることの意味は、大きいものです。人は、約束をすれば、それに縛られます。契約という明確なかたちで秘密を守る義務を負えば、相手は、その情報を軽々しく扱えなくなります。口頭で、内緒にしておいてください、と伝えるのとは、重みがまるで違うのです。契約というかたちにすることにこそ、意味があるのです。
第二の目的は、情報が、渡した目的とは違うことに使われるのを防ぐことです。ある取引のために渡した情報を、相手が別の目的に流用する。そうしたことを防ぐために、契約では、情報を定められた目的のためだけに使うよう、義務づけます。情報の漏えいだけでなく、目的外の利用も封じることが、大切なのです。
目的外の利用は、漏えいほど分かりやすくないだけに、かえって見落とされがちです。相手が情報を外に漏らしていなくても、渡した目的とは別のことに使っていれば、それも契約の違反になりえます。たとえば、ある取引の検討のために渡した情報を、相手が自社の事業に流用する。そうした事態を防ぐためにも、目的外の利用を封じておくことが重要なのです。
ここで押さえておきたいのは、秘密保持契約書は、相手に情報を秘密として守る義務と、定められた目的のためだけに使う義務とを負わせ、大切な情報を守るための契約であるという発想です。漏らさないこと、目的外に使わないこと。この二つの義務を相手に負わせることが、この契約の核心になります。
第三の目的は、万一、情報が漏れたり目的外に使われたりした場合に、相手に責任を問える根拠を確保しておくことです。契約がなければ、相手が情報を漏らしても、それを責める根拠が乏しくなります。契約を交わしておくことで、違反があった場合に、相手に責任を問うことができるようになるのです。
この根拠があるかないかは、いざというときに、大きな差を生みます。契約がなければ、相手が情報を漏らしても、それを止め、責任を問うことは容易ではありません。しかし、契約があれば、相手は約束に反したことになり、会社はそれを根拠に対応を求められます。備えの有無が、万一のときの立場を分けるのです。
そして、こうした契約を交わすこと自体に、相手に情報の扱いを慎重にさせる効果もあります。秘密保持の義務を負ったという意識があれば、相手も、情報の管理に気を配るようになります。契約は、事後の責任追及の根拠になるだけでなく、そもそも漏えいを防ぐ抑止としても働くのです。この点も、見落とせない目的の一つです。
つまり、秘密保持契約書には、事後の備えという側面と、事前の抑止という側面の、両方があります。違反があったときに責任を問う根拠になるだけでなく、そもそも違反が起きにくくする効果もある。この二つの働きを理解しておくと、この契約を交わすことの意義が、いっそうはっきりと見えてくるはずです。
秘密保持契約書に盛り込む主な内容
では、秘密保持契約書には、どのような内容を盛り込めばよいのでしょうか。目的を果たすためには、必要な事項を漏れなく定めておく必要があります。ここでは、盛り込むべき主な内容を整理しておきましょう。契約書の中身を確かめる手がかりにしていただければと思います。
- 何が守るべき秘密の情報にあたるのかという、対象の範囲。
- その情報を、どのような目的のために使ってよいのかという、利用の目的。
- 情報を秘密として守り、外部に漏らしてはならないという、秘密を守る義務。
- 定められた目的以外に情報を使ってはならないという、目的外の利用を禁じる定め。
- 契約が終わった後などに、渡した情報をどう扱うのかという、返却や廃棄の定め。
- 契約の効力が、いつまで続くのかという、期間の定め。
これらのなかで、とりわけ重要なのが、何を守るべき情報とするのか、その範囲を明確にすることです。守る対象があいまいだと、いざというときに、その情報が契約で守られるものだったのかどうかで、争いになります。どこまでが秘密の情報にあたるのかを、はっきりと定めておくことが、契約の実効性を支えます。
対象の定め方には、いくつかの工夫があります。渡す情報の種類を具体的に挙げる方法もあれば、秘密として扱う旨を示したうえで渡す情報を対象とする方法もあります。どのような定め方が適しているかは、取引の中身や、やり取りされる情報の性質によります。自社の場合にどう定めるのがよいかは、慎重に考える必要があります。
次に大切なのが、利用の目的を明確にすることです。相手に情報を渡すのは、何らかの目的があってのことです。その目的を、契約のなかにはっきりと書いておく。そうすることで、その目的を超えた利用が、目的外の利用として禁じられることになります。目的があいまいだと、どこからが目的外なのかも、あいまいになってしまいます。
利用の目的は、できるだけ具体的に書いておくのがよいでしょう。ある取引を検討するため、といった漠然とした書き方では、その範囲が広くとらえられ、目的外かどうかの線引きが難しくなります。何のためにこの情報を渡すのかを、はっきりと書き込んでおく。そうすることで、目的を超えた利用を、明確に禁じられるようになるのです。
さらに、情報を渡した後の扱いについても、定めておくことが大切です。取引が終わった後、あるいは契約が終わった後に、相手に渡した情報を、返してもらうのか、廃棄してもらうのか。この点を定めておかないと、相手の手元に情報が残ったままになり、後々の漏えいの火種になりかねません。情報の後始末まで、見据えておく必要があります。
情報の返却や廃棄の定めは、つい見落とされがちですが、実は重要な部分です。取引が終わっても相手の手元に情報が残っていれば、そこから漏えいが起きる危険は残り続けます。契約が終わる際に、渡した情報を返してもらう、あるいは確実に廃棄してもらう。この後始末までを定めておくことで、漏えいの危険を減らせるのです。
返却や廃棄を求める場合には、それが確実に行われたことを、どう確かめるかも考えておくとよいでしょう。廃棄したという相手の言葉を信じるだけでなく、その旨を報告してもらうといった工夫もあります。情報を渡した以上、それが最後まできちんと処理されるところまで見届ける。その意識が、情報を守る取り組みを、確かなものにします。
作成にあたって気をつけたいこと
秘密保持契約書を作るにあたっては、いくつか気をつけておきたい点があります。ただ形を整えるだけでは、いざというときに役に立たない契約書になってしまいます。ここでは、実効性のある契約書にするために、注意したい点を整理しておきましょう。自社の契約書に思い当たる点がないか、確かめながら読んでいただければと思います。
まず気をつけたいのが、守るべき情報の範囲を、広すぎず狭すぎず、適切に定めることです。範囲を狭くしすぎれば、本来守りたい情報が対象から漏れてしまいます。逆に、あらゆる情報を対象とするような広すぎる定めは、かえって、どれが本当に守るべき情報なのかをあいまいにし、実効性を弱めることがあります。守りたい情報の実態に合わせて、適切に定めることが大切です。
この見きわめには、自社にとって何が本当に守るべき情報なのかを、把握しておくことが前提になります。あれもこれもと欲張るのではなく、これだけは守りたいという情報を明確にしたうえで、それが確実に対象に含まれるようにする。守るべきものがはっきりしていれば、契約の対象も、自然と定まってくるのです。
次に気をつけたいのが、自社がどちらの立場に立つのかを踏まえることです。情報を渡す側なのか、受け取る側なのか。渡す側であれば、相手の義務をしっかりと定めて情報を守りたいところですし、受け取る側であれば、過大な義務を負わされないよう注意したいところです。ひな形をそのまま使うのではなく、自社の立場に照らして、内容を確かめる必要があります。
とりわけ、相手から契約書を示された場合には、注意が必要です。相手が用意した契約書は、多くの場合、相手にとって有利な内容になっているものです。それをよく確かめずに受け入れれば、自社が過大な義務を負ったり、守りたい情報が守られなかったりしかねません。示された契約書ほど、慎重に中身を確かめる必要があるのです。
さらに、契約の効力が続く期間についても、注意が必要です。取引が終わればすぐに秘密を守る義務がなくなるようでは、意味がありません。守りたい情報の性質に応じて、契約が終わった後も、必要な期間は義務が続くように定めておくことが望まれます。どのくらいの期間、守る必要があるのかを、情報の性質に照らして考えることが大切です。
情報のなかには、時間が経てば価値が薄れるものもあれば、長く守り続ける必要があるものもあります。守るべき期間は、その情報の性質によって変わってきます。一律に短く区切ってしまうと、まだ守るべき情報が守られなくなりますし、いたずらに長くしても、相手に受け入れられにくくなります。情報の性質に応じた、適切な期間を考えることが求められます。
そして、契約に違反があった場合の扱いについても、定めておくとよいでしょう。相手が情報を漏らしたり、目的外に使ったりした場合に、どう対応するのか。こうした定めを置いておくことで、違反への備えが強まります。ただし、その内容をどう定めるかは、専門的な判断を要する部分でもあり、慎重に検討する必要があります。
とはいえ、こうした違反への備えの定めは、書き方によって、その効き目が大きく変わってきます。実態に合わない過大な定めを置いても、そのとおりには扱われないことがありますし、逆に、あいまいな定めでは、いざというときの支えになりません。適切な定めにするには、専門的な知見が欠かせない部分だといえます。
契約に違反されたときにどうなるか
秘密保持契約書を交わしていても、相手がそれを破ることは、残念ながらありえます。では、実際に相手が情報を漏らしたり、目的外に使ったりした場合、どうなるのでしょうか。契約を交わす意味を正しく理解するためにも、この点を押さえておきましょう。
契約に違反があった場合、まず、その違反をやめるよう求めることが考えられます。情報の漏えいや目的外の利用が続いているのであれば、それを止めるよう相手に求める。契約という約束があるからこそ、こうした要求に根拠が生まれます。契約がなければ、そもそも何を根拠に止めさせるのかが、あいまいになってしまうのです。
さらに、違反によって会社が損害を被った場合には、その償いを相手に求めることも考えられます。情報が漏れたことで会社に生じた不利益について、契約に基づいて責任を問う。ただし、実際にどこまでの償いを求められるかは、被った不利益の中身や、それが違反とどうつながっているかによって変わってきます。この点の判断は、簡単ではありません。
もっとも、ここで直視しておきたいのは、情報が漏れてしまえば、その情報そのものは取り戻せない、という現実です。相手に責任を問えるとしても、いったん広まった情報を、なかったことにはできません。契約は、事後に責任を問う根拠にはなりますが、漏えいそのものを完全に埋め合わせるものではないのです。
この現実を知っておくことは、決して契約が無意味だということではありません。むしろ、契約に加えて、渡す情報を絞る、社内の管理を固めるといった、重ねての備えが必要だと気づかせてくれます。契約を過信せず、しかし軽んじもせず、できる備えを重ねていく。その姿勢こそが、情報を守るうえで最も現実的なのです。
だからこそ、契約の実効性を高めておくことが大切になります。守る対象や義務の内容があいまいな契約では、いざ違反があっても、それが違反にあたるのかどうかで争いになり、責任を問うことも難しくなります。中身のしっかりした契約を交わしておくことが、万一のときに、会社を守る力になるのです。
契約書だけに頼らない情報管理
秘密保持契約書は、大切な情報を守るための有効な手立てですが、契約書さえあれば安心、というわけではありません。契約は、あくまで一つの備えであって、それだけで情報が完全に守られるわけではないのです。ここでは、契約書と合わせて考えたい、情報管理の視点を見ていきましょう。
まず知っておきたいのが、契約に違反されてしまえば、情報が漏れること自体は、防ぎきれないという現実です。契約は、相手に義務を負わせ、違反があれば責任を問える根拠になりますが、相手が約束を破ることを、物理的に止めるものではありません。一度漏れた情報は、取り戻せません。契約は、万能ではないのです。
だからこそ、そもそも、渡す情報を必要な範囲にとどめる、という発想も大切です。取引を進めるうえで、本当にその情報まで渡す必要があるのか。渡さずに済む情報であれば、渡さないに越したことはありません。渡す情報を絞ることが、漏えいの危険そのものを減らすことにつながります。契約で守る前に、渡す範囲を見きわめることが肝心です。
実務では、念のためにと、必要以上の情報を相手に渡してしまうことがあります。しかし、渡した情報が多ければ、それだけ漏えいの危険も広がります。この情報は本当に渡す必要があるのか、渡すとしてもどこまでか。一つひとつ見きわめる手間を惜しまないことが、結果として、情報を守ることにつながるのです。
さらに、社内での情報の管理も欠かせません。誰がどの情報にふれられるのかを整理し、大切な情報が不用意に持ち出されないようにする。こうした社内の管理があってこそ、外部との契約も生きてきます。外に対して契約で守っても、内側の管理がずさんでは、情報は守れません。内と外の両面から、情報を守る姿勢が求められます。
外部との契約は、いわば外に向けた守りです。しかし、その情報を扱っているのは、自社の社員です。社内で情報が不用意に扱われていては、外にどれだけ堅い契約を結んでも、内側から漏れてしまいます。誰がどの情報にふれられるのかを整理し、大切な情報の持ち出しを防ぐ。こうした内側の守りがあってこそ、外の契約も生きてくるのです。
そして、こうした情報の管理を、日ごろから意識づけておくことも大切です。情報の大切さや、その扱いのルールを、社員が理解している。そうした土台があってこそ、契約も管理も、実を結びます。情報を守ることは、契約書を一枚交わせば済むことではなく、日ごろの取り組みの積み重ねなのだと、心得ておく必要があります。
情報を守る意識は、一部の担当者だけが持っていればよいものではありません。日々情報にふれる社員一人ひとりが、その大切さを理解していてこそ、情報は守られます。ルールを定めるだけでなく、なぜそれが必要なのかを共有し、意識づけていく。その地道な取り組みが、契約や仕組みを、実のあるものにするのです。
会社が取り組むべきことと専門家の活用
ここまで、秘密保持契約書とは何か、それを作る目的、盛り込むべき内容、作成の際の注意、そして契約書に頼らない情報管理まで見てきました。あらためて整理すると、会社が心がけるべきことは、いくつかの柱にまとめられます。情報を渡す前に契約を交わすこと。守る対象と利用の目的を明確にすること。自社の立場に合わせて内容を確かめること。そして、契約書だけに頼らず情報を管理すること。これらが基本の姿勢になります。
秘密保持契約書は、大切な情報を守りながら取引を進めるための、欠かせない手立てです。しかし、その中身が実態に合っていなければ、いざというときに役に立ちません。形だけ整えて安心するのではなく、本当に情報を守れる中身になっているかを、しっかりと確かめる。その姿勢が、会社の大切な情報を守ることにつながります。
情報は、いったん失われれば取り戻せない、会社の大切な財産です。技術も、顧客との関係も、これまでの積み重ねの上に築かれたものです。それを守る契約を、形だけのものにしておくのは、あまりにもったいないことです。少しの手間をかけて中身を確かめておくことが、その財産を守ることにつながるのだと考えていただきたいのです。
とはいえ、秘密保持契約書の内容をめぐる判断は、細かな点まで含めると、専門的で難しいものです。守る対象をどう定めるか、期間をどうするか、違反への備えをどう盛り込むか。こうした判断を誤れば、いざというときに情報が守られない、という事態になりかねません。少しでも不安があれば、自己流で進めず、専門家の助けを借りることをおすすめします。
とりわけ、重要な情報を扱う取引を始める場面や、相手から示された契約書の中身に不安がある場面では、企業の法務にくわしい弁護士に相談することが有効です。弁護士は、その契約書が自社の立場に合っているか、守るべき情報が守られる内容になっているかを、具体的に確かめてくれます。交わす前に専門家の目を通しておけば、後の後悔を防げます。
また、問題が起きてからだけでなく、平時から相談できる体制を整えておくことにも意味があります。契約書のひな形の整え方や、情報管理の仕組みづくりについて、日ごろから助言を得られる関係を築いておけば、いざ取引を始めるときにも、慌てずに済みます。大切な情報を守りながら、事業を前に進める。そのために、信頼できる専門家とつながっておくことが、大きな支えになるのです。
秘密保持契約書は、日ごろ何気なく交わしているものだけに、その中身にまで気を配る機会は少ないかもしれません。しかし、その一枚が、いざというときに会社の大切な情報を守れるかどうかを左右します。形だけで済ませるのではなく、本当に情報を守れる中身になっているか。この記事が、自社の契約や情報管理を見直すきっかけとなれば幸いです。
秘密保持契約書に関するよくある質問
秘密保持契約書は、何のために交わすのですか
秘密保持契約書は、取引などを通じて相手に渡す情報を守るために交わします。具体的には、相手に情報を秘密として守る義務と、定められた目的のためだけに使う義務とを負わせ、情報が外部に漏れたり目的外に使われたりするのを防ぎます。また、万一違反があった場合に相手に責任を問える根拠にもなり、契約を交わすこと自体が、相手に情報の扱いを慎重にさせる抑止としても働きます。
ひな形をそのまま使っても大丈夫ですか
中身をよく確かめないままひな形を使うことは危険です。秘密保持契約書は、自社が情報を渡す側か受け取る側かによって、あるべき内容が変わってきます。渡す側なら相手の義務をしっかり定めたいところですし、受け取る側なら過大な義務を負わされないよう注意が必要です。立場に合わない契約書では、守りたい情報が守られなかったり、不利な義務を負ったりしかねません。自社の立場と実態に照らして確かめてください。
秘密保持契約書があれば、情報の漏えいは防げますか
契約書は有効な手立てですが、それだけで漏えいを完全に防げるわけではありません。契約は相手に義務を負わせ、違反があれば責任を問える根拠になりますが、相手が約束を破ること自体を物理的に止めるものではなく、一度漏れた情報は取り戻せません。だからこそ、渡す情報を必要な範囲にとどめ、社内でも情報を適切に管理するなど、契約書と合わせた取り組みが欠かせません。
秘密保持契約書について、誰に相談すればよいですか
守る対象をどう定めるか、期間をどうするか、違反への備えをどう盛り込むかといった判断は難しいため、企業の法務にくわしい弁護士に相談することをおすすめします。弁護士は、その契約書が自社の立場に合っているか、守るべき情報が守られる内容になっているかを具体的に確かめてくれます。重要な情報を扱う取引を始める前に専門家の目を通しておけば、後の後悔を防ぎやすくなります。