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雇用契約書はなぜ必要なのか
人を雇うとき、雇用契約書を交わしていますか。口頭で条件を伝えただけ、あるいは簡単な書面を渡しただけ、という会社も少なくないでしょう。しかし、雇用契約書をきちんと整えておくことは、会社を守るうえで、極めて重要な意味を持ちます。まずは、その理由から整理しておきます。
人を雇うときは、双方が前向きな気持ちでいるため、細かい条件を詰めることに気が引けるかもしれません。しかし、うまくいかなくなったときのことこそ、うまくいっているうちに決めておくべきです。この順序を守ることが、後の無用な争いを防ぐ、確かな備えになります。
雇用契約書とは、会社と働く人との間で、どのような条件で働いてもらうのかを取り決め、書面として残したものです。仕事の内容、働く時間、賃金、契約の期間。こうした条件を、双方が確認したうえで、形に残しておく。それが、雇用契約書の役割です。
この役割は、双方にとって意味があります。会社にとっては、どのような約束のもとで働いてもらっているのかを示す拠りどころになりますし、働く人にとっては、自分の条件を確かめる手立てになります。一方に有利なものではなく、双方の関係を安定させるものです。
口頭で伝えただけでは、時間がたつにつれて、双方の記憶は食い違っていきます。そのつもりで言った、そうは聞いていない。こうした水掛け論を避けるために、形に残すのです。書面は、相手を疑うためのものではなく、双方の認識を一致させるための道具なのだと捉えていただきたいところです。
ここで、よく混同されるのが、労働条件を知らせる書面との違いです。会社には、人を雇う際に、主要な労働の条件を明示する義務があります。この義務を果たすために交付するのが、労働条件を知らせる書面です。一方、雇用契約書は、双方が合意したことを示すために、互いに署名などをして取り交わすものです。
ここで押さえておきたいのは、労働条件を知らせる書面は会社が一方的に明示するものであるのに対し雇用契約書は双方が合意したことを示すために取り交わすものだという発想です。両者は目的が異なりますが、実務では、両方の役割を兼ねる形で整えることも多く行われています。
この違いを意識しておかないと、片方だけを済ませて、もう片方を果たしていないという事態が生じます。合意は取ったが明示の義務は果たしていない、あるいはその逆。どちらも、後から問題になりえます。両者の役割を理解したうえで、漏れなく整えることが大切です。
この記事では、雇用契約書に何を書くべきか、労働条件を知らせる書面との関係をどう整理すべきか、作成にあたって何に気をつけるべきか、そして日ごろどう扱うべきかまでを、弁護士の視点から順を追って見ていきます。人を雇う立場にある経営者の方に、実務の土台をお伝えします。
読者の方のなかには、まさに今、雇用契約書を整えようとしている方もいるでしょう。あるいは、これまでの扱いに不安を感じている、という方もいるかもしれません。どちらの場合でも、まずは基本を正しく理解することが出発点になります。順を追って見ていきます。
なお、この記事でお伝えするのは、雇用契約書をめぐる基本の考え方です。実際にどのような内容にすべきかは、会社の実情や、雇う形によって変わってきます。ここで得た知識を土台にしながら、具体的な様式づくりは、弁護士の助言も得て進めていただければと思います。
雇用契約書に書くべきこと
では、雇用契約書には、何を書くべきなのでしょうか。ここでは、押さえておきたい主な項目を整理しておきます。抜けがあると、後で争いの種になります。
争いになる場面を思い浮かべながら、何を書いておくべきかを考えると分かりやすいでしょう。辞めてもらうとき、条件を変えるとき、残業をめぐって言い分が食い違うとき。そうした局面で拠りどころとなる事柄こそ、あらかじめ書いておくべき事柄です。
逆に言えば、争いになりようのない事柄は、細かく書き込む必要はありません。あれもこれもと盛り込んで、読みにくい書面にしてしまっては本末転倒です。争点になりうるところを見きわめて、そこを明確にする。そのめりはりが、実用的な書面をつくる要点になります。
- 契約の期間があるかどうか、ある場合はその期間。
- 働く場所と、任せる仕事の内容。
- 始業と終業の時刻、休憩、休日、休暇の取り扱い。
- 賃金の決め方、計算と支払いの方法、支払いの時期。
- 退職に関する取り扱い。
まず、契約の期間があるかどうかは、必ず明確にしておくべき点です。期間の定めがあるのか、ないのか。あるとすれば、いつまでか。更新はあるのか、あるとすればどのような基準で判断するのか。ここがあいまいだと、契約の終わりをめぐって、深刻な争いが生じかねません。
とりわけ、期間の定めがある形で雇う場合には、更新の扱いを明確にしておくことが重要です。何を基準に更新の可否を判断するのかが定まっていなければ、更新しないと決めた際に、その判断の妥当性が問われかねません。始めるときに、終わり方まで決めておく必要があります。
更新の基準は、抽象的な表現にとどめず、できる限り具体的に定めておくことが望まれます。何を見て判断するのかが分かる形にしておけば、更新しない判断をした際にも、その理由を説明しやすくなります。基準の明確さが、公正さの裏づけにもなります。
次に、任せる仕事の内容と、働く場所も重要です。何をしてもらうのか、どこで働いてもらうのか。これを明確にしておかないと、後で配置を変える際に、話が食い違うことがあります。将来の変更もありうるのであれば、その旨も含めて記しておくことが望まれます。
仕事の内容を限定して雇ったのか、それとも会社の判断で変更しうる前提だったのか。この違いは、後になって配置を変える場面で、大きな意味を持ちます。あらかじめ想定される範囲を示しておけば、変更の際の拠りどころになります。将来を見据えた記載が、後の柔軟さを生みます。
そして、働く時間と、賃金に関する取り決めは、とりわけ丁寧に定める必要があります。何時から何時まで働くのか、休憩や休日はどうなるのか。賃金はどう決まり、いつ、どのように支払われるのか。これらは、働く人の生活に直結するだけに、あいまいさを残せば、後に大きな問題となります。
賃金については、基本となる部分と、それ以外の手当てとを、明確に分けて示しておくことも大切です。何がどの性質のものとして支払われているのかがはっきりしていないと、割増して支払うべき場面での計算をめぐって、争いが生じることがあります。内訳の明確さが、後の混乱を防ぎます。
また、賃金の支払いの時期や方法も、明確にしておくべき事項です。いつ締めて、いつ支払うのか。どのような方法で渡すのか。こうした基本的な事柄が定まっていないと、日々の運用のなかで、行き違いが生じかねません。当たり前に見える事柄ほど、書き漏らしやすいものです。
労働条件を知らせる書面との関係
雇用契約書と、労働条件を知らせる書面。この二つの関係を、どう整理すればよいのでしょうか。ここは実務で迷いやすいところですから、丁寧に見ていきます。
まず前提として、会社には、人を雇う際に、主要な労働の条件を明示する義務があります。これは法律上の義務であり、果たさなければなりません。この明示は、一定の事項については、書面など、後から確認できる形で行う必要があります。
つまり、口頭で伝えただけでは足りない事項があるということです。この義務は、働く人を守るために設けられたものであり、会社の都合で省略することはできません。この明示の義務があること自体を、しっかり認識しておく必要があります。
この義務は、正社員として雇う場合に限られるものではありません。働く形にかかわらず、人を雇う以上は、その条件を明示する必要があります。短い期間だから、少ない時間だからといって、省略してよいわけではないという点を、押さえておいていただきたいところです。
一方、雇用契約書を交わすこと自体は、法律上、必ず求められているわけではありません。しかし、双方が条件を確認し、合意したことを形に残しておくという点で、極めて有用です。だからこそ、多くの会社が、あえて雇用契約書を交わしています。
義務ではないから交わさなくてよい、と考えるのは短絡的です。義務のあるなしと、実務上の有用性とは、別の話だからです。双方が納得したうえで働き始めたという事実を残せること。その価値は、いざ争いになったときに、はっきりと表れます。
会社が一方的に条件を示しただけの状態と、双方が確認して署名した状態とでは、その意味合いが違います。後者であれば、相手も内容を承知したうえで働き始めたことが明らかになります。この違いが、争いの場面で、会社の立場を支えることになります。
実務では、この二つを別々に用意するのではなく、雇用契約書のなかに、明示すべき事項を漏れなく盛り込む形が、広く用いられています。こうすれば、明示の義務を果たしつつ、双方の合意も形に残せます。一つの書面で、二つの役割を担わせるという考え方です。
この形を取れば、書面の数が減り、管理も簡単になります。働く人にとっても、複数の紙を受け取るより、一つにまとまっているほうが分かりやすいでしょう。実務上の合理性という点で、この方法が広く用いられているのには、それなりの理由があります。
この形を取る場合に注意したいのが、明示すべき事項に漏れがないかという点です。雇用契約書として体裁を整えていても、必要な事項が抜けていれば、義務を果たしたことにはなりません。書面の見た目ではなく、中身が問われます。
市販のひな形や、他社の様式をそのまま流用している場合には、とりわけ注意が必要です。自社の実情に合っていなかったり、必要な事項が抜けていたりすることがあります。一度、弁護士の目で点検してもらうことをおすすめします。使い回しの危うさは、意外に見過ごされがちです。
ひな形は、あくまで出発点にすぎません。どのような会社にも当てはまるように作られている分、自社の事情は反映されていないからです。自社の実情に合わせて中身を調える。この一手間を経て初めて、その書面は、自社を守るものになります。
そして、交付した書面は、会社側でも控えを保管しておくことが大切です。何を明示し、何に合意したのかを、後から確認できる状態にしておく。この保管があるかどうかが、いざ争いになったときに、会社の立場を大きく左右することになります。
保管の方法も、決めておくとよいでしょう。誰が、どこに、いつまで保管するのか。担当者が代わったときに所在が分からなくなる、といった事態は避けたいものです。整えることと、保つこと。その両方があって、初めて備えとして機能します。
保管は、紙で行うか、電子の形で行うかを問いません。大切なのは、必要なときに確実に取り出せることです。人が代わっても分かるように、保管の場所と方法を決めておく。その仕組みがあってこそ、いざというときに書面が力を発揮します。
二つの書面の違いを表で整理しておきます。
| 比べる点 | 雇用契約書 | 労働条件通知書 |
|---|---|---|
| 法律上の作成義務 | なし（口頭でも契約は成り立つ） | あり（主要な条件は書面などで明示） |
| 作る目的 | 双方が合意したことを残す | 会社が条件を明らかにする |
| 署名や押印 | 双方が行う | 会社から交付するだけでよい |
| 実務での扱い | 通知書と兼ねた1通の書式にまとめることが多い | 「労働条件通知書兼雇用契約書」として契約書と一体にすることが多い |
2024年4月から明示が必要になった事項
2024年4月1日から、労働条件の明示のルールが改められました。すべての従業員について、雇い入れ直後の就業場所と業務に加えて、将来の配置転換などで変わりうる「変更の範囲」も示す必要があります。契約期間の定めがある従業員には、更新の上限（通算の期間や回数）があるかどうかと、その内容も明示しなければなりません。さらに、無期転換を申し込める権利が生じる契約の更新時には、申し込めることと、転換後の労働条件を伝える必要があります。古いひな形を使い続けている会社は、この項目が抜けていないか確かめてください。
作成にあたって気をつけたいこと
雇用契約書を作成するにあたっては、いくつか気をつけておきたい点があります。ここを押さえておかないと、せっかく整えた書面が、役に立たないことにもなりかねません。
まず、就業規則との整合を取ることです。会社に就業規則があれば、雇用契約書の内容が、それと食い違わないようにしなければなりません。両者が矛盾していると、どちらが適用されるのかをめぐって、混乱が生じます。作成の際には、必ず就業規則と照らし合わせることが肝心です。
就業規則を改めた際に、既存の雇用契約書との整合が崩れることもあります。規則を変えたら、契約書の様式も確かめる。この連動を意識しておかないと、いつのまにか両者がずれていた、ということになりかねません。片方だけを見ないことが肝心です。
就業規則と雇用契約書は、いわば車の両輪です。全体に共通する事柄は就業規則で定め、個々の事情に応じた事柄は雇用契約書で定める。この役割分担を意識しておけば、両者の関係も整理しやすくなります。どちらか一方だけで完結させようとしないことが欠かせません。
次に、法律の定めを下回る条件を書かないことです。働く人を守るための最低限の基準は、法律で定められています。それを下回る条件を書面に書いても、その部分は効力を持ちません。書けば通ると考えるのは誤りだという点を、理解しておく必要があります。
相手が同意しているのだから問題ないだろう、という考えも通りません。働く人を守るための基準は、当事者の合意によっても下回れないからです。書面に書いてあり、署名もある。それでもなお、その部分が効力を持たないことがある。この点は、しっかり押さえておく必要があります。
さらに、あいまいな表現を避けることも重要です。必要に応じて、応相談、などとぼかした表現は、後で解釈をめぐる争いを招きます。どのような場合に、どうなるのか。できる限り具体的に、誰が読んでも同じ理解になるように書く。それが、争いを防ぐ書面の条件です。
書いた本人には明らかに思えることでも、他人が読めば別の意味に取れる、ということはよくあります。作成したら、事情を知らない者に読んでもらい、解釈が分かれないかを確かめてみるとよいでしょう。その一手間が、将来の争いの芽を摘んでくれます。
とりわけ、条件の例外を定める部分は、解釈が分かれやすいところです。どのような場合に例外が適用されるのか、その要件を具体的に示しておく。ここをあいまいにすると、いざそのときになって、適用の可否をめぐって対立を招くことになります。
そして、実態と合った内容にすることも欠かせません。書面上の条件と、実際の働き方が違っていれば、書面は意味をなしません。むしろ、その食い違い自体が問題となることもあります。形だけ整えるのではなく、実態に即した内容にすることが大事です。
たとえば、書面上は決まった時間に働くことになっているのに、実際にはそうでない。そうした食い違いがあると、いざというときに書面が拠りどころになりません。それどころか、実態と違う書面を交わしていたこと自体が、問題視されることもあります。実態と書面をそろえておくことが求められます。
交わすときと、その後の扱い
雇用契約書は、作成して終わりではありません。どう交わし、その後どう扱うかも、同じくらい重要です。ここでは、その点について見ていきます。
まず、交わす時機です。働き始めてから条件を伝えるのでは、遅すぎます。採用を決めた段階で、条件を明確に示し、納得したうえで働き始めてもらう。この順序を守ることが、後の食い違いを防ぐ、最も基本的な備えになります。
働き始めてから条件を示すと、相手は、すでに前の職を辞めているなど、断りにくい立場に置かれていることがあります。そうした状況での合意は、後で真意によるものだったのかが問われかねません。働き始める前に、余裕をもって条件を示すことが、双方にとって望ましいのです。
次に、内容をきちんと説明することです。書面を渡すだけでなく、その中身を口頭でも説明し、疑問があれば答える。相手が理解しないまま署名しても、後で聞いていないと言われかねません。理解を伴った合意にすることが、書面の実効性を高めます。
とりわけ、働く時間や賃金の仕組みなど、分かりにくい部分は、丁寧に説明しておきたいところです。その場で理解してもらえていれば、後から誤解が生じることも減ります。説明の手間を惜しまないことが、結局は、双方の信頼を築くことにつながります。
説明した事実を、簡単にでも記録に残しておくと、なお安心です。いつ、誰が、どのような説明をしたのか。それが分かるようにしておけば、後から聞いていないと言われた場合にも、経緯を示すことができます。丁寧な手順と、その記録。この二つがそろって、確かな備えになります。
さらに、双方が署名などをしたうえで、それぞれが控えを持つことです。会社だけが持っていたのでは、相手に内容を確認する術がありません。互いに同じものを持っている状態にしておくことが、公正であり、また後の争いを防ぐことにもつながります。
相手に控えを渡していなければ、後から内容を確認したいと言われたときに、対応に困ります。また、渡していないこと自体が、不誠実な印象を与えかねません。双方が同じものを持つ。この当たり前のことを、確実に行っておきたいところです。
そして、条件を変更する際には、あらためて合意を得て、書面に残すことです。働くうちに、仕事の内容や条件が変わることはあります。そのたびに、口頭で済ませていると、後で何が合意されていたのか分からなくなります。変更のたびに形に残す。この習慣が、会社を守ります。
変更の書面は、簡単なもので構いません。いつから、何を、どう変えるのか。それが分かる形で残しておけば十分です。この一手間を惜しんだために、後で何が合意されていたのか分からなくなる。そうした事態を避けるためにも、習慣として定着させたいところです。
入社のときに雇用契約書を交わす流れは、次のとおりです。
- 内定を出す段階で、給与や勤務地などの主な条件を書面で示す。
- 入社日までに、ひな形をもとに個別の条件を反映した契約書を用意する。
- 入社時に内容を読み合わせ、双方が署名して1通ずつ持つ。
- 条件を変えるときは、変更の合意書を交わして記録を残す。
整えておくことで防げるもの
雇用契約書をきちんと整えておくことで、どのような問題を防げるのでしょうか。ここを知っておくと、その重要性が、いっそう実感できるはずです。
まず、条件をめぐる食い違いを防げます。賃金はいくらだったのか、休日はどうなっていたのか、残業はどう扱われるのか。こうした点で認識が食い違えば、深刻な対立に発展します。書面があれば、そもそもこの食い違いが生じにくくなります。
争いの多くは、悪意からではなく、認識の違いから生じます。双方とも、自分の理解が正しいと信じています。書面という共通の拠りどころがあれば、その食い違い自体が起きにくくなります。予防としての書面の価値は、まさにここにあります。
次に、契約の終わりをめぐる争いを防げます。とりわけ、期間の定めがある契約では、その期間や更新の扱いが明確でないと、終わらせる際に大きな問題となります。あらかじめ明確に定めておけば、双方が納得したうえで、区切りをつけられます。
期間の定めがある契約では、更新を重ねるうちに、相手が継続を期待するようになることもあります。そうなってから更新しないと告げれば、争いになりかねません。当初から基準を明確にし、その運用を一貫させておくことが、こうした事態を防ぐことにつながります。
さらに、配置や仕事の変更をめぐる争いも防げます。任せる仕事や働く場所について、変更がありうる旨をあらかじめ定めておけば、実際に変更する際の拠りどころになります。何も定めていなければ、変更の可否をめぐって争いになりかねません。
もっとも、書いておけば何でも変更できる、というわけではありません。変更の必要性や、相手が受ける不利益の大きさなども考慮されます。書面での定めは前提として必要ですが、それだけで足りるわけではない。この点も、あわせて理解しておく必要があります。
そして、書面を整えること自体が、働く人からの信頼にもつながります。条件をあいまいにせず、きちんと示す会社。その姿勢は、働く人に安心を与えます。雇用契約書を整えることは、会社を守るだけでなく、良い関係を築く土台にもなります。
条件を明確に示す会社は、働く人から見て、信頼できる会社です。あいまいなまま働かせる会社とは、その印象がまるで違います。書面を整えることは、人を大切にする姿勢の表れでもある。そう捉えれば、その手間も、意味のあるものとして受けとめられるはずです。
会社が取り組むべきことと弁護士の活用
ここまで、雇用契約書がなぜ必要なのか、何を書くべきか、労働条件を知らせる書面との関係、作成の注意点、交わし方とその後の扱い、そして整えることで防げるものまで見てきました。あらためて整理すると、会社が心がけるべきことは、いくつかの柱にまとめられます。明示すべき事項を漏れなく盛り込むこと。就業規則との整合を取ること。実態に即した内容にすること。そして、変更のたびに形に残すこと。これらが基本の姿勢になります。
雇用契約書は、書式を埋めれば済むものではありません。自社の実情に合った内容を、法律の定めを踏まえて整える必要があります。ひな形をそのまま使い回していると、自社に合わない条件が紛れていたり、必要な事項が抜けていたりすることもあります。中身を吟味することが肝心です。
とりわけ、人を雇う形が多様になるほど、一つの様式で済ませることは難しくなります。働く時間の定め方、任せる仕事の範囲、契約の期間。それぞれの形に応じて、必要な記載は変わってきます。形ごとに、適した様式を用意しておくことが望ましいといえます。
とはいえ、何を書くべきか、この表現で問題ないか、就業規則との関係はどうか。こうした判断は、専門的で難しいものです。判断を誤れば、いざというときに書面が役に立たず、思わぬ争いを招きかねません。少しでも不安があれば、弁護士の助けを借りることをおすすめします。
とりわけ、雇用契約書の様式を整える場面や、新たな形で人を雇う場面では、企業の労務にくわしい弁護士に相談することが有効です。弁護士は、明示すべき事項に漏れがないか、自社の実情に合った内容になっているかを、専門的な視点から確かめてくれます。あらかじめ整えておくことが、後の争いを防ぎます。
相談の際には、現在使っている様式と、実際の働き方の実態をあわせて伝えるとよいでしょう。書面だけを見ても、実態との食い違いは分かりません。両方を踏まえて確認してもらうことで、より実効性のある助言を得られます。
また、書面を整える場面だけでなく、日ごろから相談できる体制を整えておくことにも意味があります。人を雇う形が変わるたび、条件を変更するたびに相談できる関係があれば、そのつど適切に対応できます。働く人との関係を良好に保ちながら会社を運営する。
雇用契約書は、人を雇うすべての会社に関わる、基本の備えです。整えるのに、それほど大きな労力は要りません。にもかかわらず、いざというときに会社を守る力は大きいものです。この記事が、自社の様式を見直すきっかけとなれば幸いです。
雇用契約書に関するよくある質問
雇用契約書と、労働条件を知らせる書面は何が違うのですか
会社には、人を雇う際に主要な労働の条件を明示する義務があり、その義務を果たすために交付するのが労働条件を知らせる書面です。これに対して雇用契約書は、双方が納得して合意したことを示すため、互いに署名などをして取り交わす書面をいいます。目的が異なりますが、実務では、雇用契約書のなかに明示すべき事項を漏れなく盛り込み、一つの書面で二つの役割を担わせる形が広く用いられています。
雇用契約書には、何を書くべきですか
契約の期間があるかどうかとその期間、働く場所と任せる仕事の内容、始業と終業の時刻や休憩、休日、休暇の取り扱い、賃金の決め方や計算と支払いの方法と時期、退職に関する取り扱いなどが主な項目です。とりわけ、契約の期間や更新の基準、働く時間と賃金に関する取り決めは、あいまいさを残すと後に大きな問題となるため、丁寧に定める必要があります。
作成するとき、どのようなことに気をつけるべきですか
まず、就業規則がある場合は、その内容と食い違わないように整合を取ることが欠かせません。また、働く人を守るための最低限の基準は法律で定められているため、それを下回る条件を書いても、その部分は効力を持ちません。あわせて、必要に応じてといったあいまいな表現を避け、誰が読んでも同じ理解になるように書くこと、実際の働き方と合った内容にすることも欠かせません。
雇用契約書について、誰に相談すればよいですか
何を書くべきか、この表現で問題ないか、就業規則との関係はどうかといった判断は難しいため、企業の労務にくわしい弁護士に相談することをおすすめします。ひな形をそのまま使い回していると、自社に合わない条件が紛れていたり、明示すべき事項が抜けていたりすることもあります。あらかじめ弁護士に確かめて整えておくことが、後の争いを防ぐことにつながります。